Datenschutzerklärung

Datenschutz

Datenschutzerklärung für Bewerbungen

Die HerkulesGroup Services GmbH als Personaldienstleister für alle Unternehmen der HerkulesGroup legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Der Umgang mit Ihren uns zur Verfügung gestellten Daten erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Europäischen Union und in Übereinstimmung mit dem geltenden deutschen Datenschutzgesetz. Diese Datenschutzerklärung gilt für unser Unternehmen sowie alle mit uns verbundenen Unternehmen:

  • HerkulesGroup Services GmbH
  • Waldrich Siegen Werkzeugmaschinen GmbH
  • Waldrich Siegen GmbH & Co. KG
  • Maschinenfabrik Herkules Hans Thoma GmbH
  • Maschinenfabrik Herkules GmbH & Co. KG
  • Maschinenfabrik Herkules Meuselwitz GmbH
  • Thoma GmbH & Co. KG
  • RSGetriebe GmbH
  • HerkulesGroup X GmbH
  • HerkulesGroup Defense Systems GmbH
  • SBA mechatronics GmbH
  • HerkulesGroup Holding GmbH


Die folgenden Informationen und Bestimmungen sollten Sie sorgfältig durchlesen, bevor Sie Ihre Bewerbungsanlagen an uns übermitteln.

Datenkategorien und Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten, die durch Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übersandten, personenbezogenen Daten zum Zwecke der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Hierbei handelt es sich i.d.R. um Ihren Namen, Vornamen, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon und E-Mail), Lebenslauf, Foto, Zeugnisse und sonstige Nachweise fachlicher Qualifikation.

Die für die Bewerbung zwingend notwendigen Daten sind als Pflichtfelder im Bewerbungsformular mit einem * gekennzeichnet. Des Weiteren haben Sie selbstverständlich die Möglichkeit freiwillig weitere Angaben zu machen.


Sofern Sie Angaben zu bestehenden Krankheiten oder Behinderungen sowie zu ihrer Religionszugehörigkeit gemacht haben, werden auch diese verarbeitet, um unseren Pflichten aus dem Arbeits- wie aus dem Sozialrecht nachzukommen. Wichtig zu erwähnen ist aber, dass die vorgenannten Informationen, die nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (z. B. zu Religion, Gesundheit, sexueller Orientierung) oder nach arbeitsrechtlichen Grundsätzen unzulässig wären, in der Bewertung Ihrer Bewerbung unberücksichtigt bleiben.

Sofern Sie in die nähere Auswahl kommen, können Ihre personenbezogenen Daten mit nationalen und internationalen Sanktionslisten abgeglichen werden.

Im Rahmen des Auswahlprozesses verarbeiten wir möglicherweise auch personenbezogene Daten, die wir nicht unmittelbar bei Ihnen, sondern aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. im Internet) erheben. Dies umfasst insbesondere folgende Abläufe:

  • Recherche in öffentlich zugänglichen berufsbezogenen Quellen, wie Suchmaschinen (etwa Google, Bing), berufliche und akademische Netzwerke (z. B. XING, LinkedIn), Online-Publikationen (z. B. Wikipedia, Presseartikel) zum Zwecke der Überprüfung und Ergänzung Ihrer im Bewerbungsverfahren gemachten Angaben zu Ausbildung, Qualifikation und bisherigen Tätigkeiten. Unter Umständen kann bei der Nutzung von Suchmaschinen durch den Betreiber eine Verarbeitung der Suchanfrage in KI-Systemen (z.B. Copilot, Gemini) erfolgen. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist hier der jeweilige Anbieter des KI-Systems.
  • Wir achten darauf, ausschließlich solche Informationen zu berücksichtigen, die berufsbezogen relevant und von Ihnen selbst öffentlich gemacht wurden oder allgemein zugänglich sind.
Hierbei verarbeiten wir u.U. folgende Kategorien personenbezogener Daten von Ihnen:

  • Öffentliche Profilinformationen (z. B. Ausbildung, Werdegang, Fachartikel, relevante Mitgliedschaften)
  • Sonstige öffentlich zugängliche Informationen zu Ihrer beruflichen Qualifikation oder zu Ihrem bisherigen Werdegang (z. B. Beiträge, Veröffentlichungen, Erwähnungen in Fachportalen oder redaktionellen Artikeln)
Die ggf. zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten stammen ausschließlich aus frei und allgemein zugänglichen Quellen im Internet, etwa Webseiten, Online-Profile, öffentliche Fachportale und Medien. Es werden keine Recherchen in privaten sozialen Netzwerken durchgeführt.
Die vorgenannten Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) in anonymisierter Form verarbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung

Wenn Sie uns eine Bewerbung zukommen lassen, verarbeiten wir Ihre damit verbundenen personenbezogenen Daten (z. B. Kontakt- und Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen, Notizen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen etc.), soweit dies zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist § 26 BDSG nach deutschem Recht (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (allgemeine Vertragsanbahnung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sorgfältigen Bewerberauswahl) und für die Verarbeitung von besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 3 BDSG. Für Ausnahmefällen, in denen die vorgenannten Rechtsgrundlagen keine Anwendung finden (z.B. für die Aufnahme in den Talentpool oder die Bereitstellung weiterführender besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar. Wenden Sie sich hierfür einfach telefonisch, per Post oder per E-Mail an die weiter unten dargestellten Kontaktdaten.

Datenübermittlung

Für den Betrieb unseres Karriereportals und die Abwicklung des Bewerbungsverfahren setzen wir den Dienstleister Abacus Umantis AG, Unterstraße 11, CH 9001 St. Gallen ein. Dieser erhält u.U. Zugriff auf Ihre vorgenannten personenbezogenen Daten, jedoch ausschließlich zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke. Wir haben mit der REXX Systems GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen.
Darüber hinaus verpflichten wir uns, personenbezogene Daten ohne Zustimmung des/der Bewerber/in keinem Dritten außerhalb unserer Unternehmensgruppe zugänglich zu machen es sei denn, es dient der Abwehr von Ansprüchen Dritter in einem (außer-)gerichtlichen Verfahren.

Dauer der Aufbewahrung der Bewerbungsdaten

Falls ein Vertrag zustande kommt, werden die dafür notwendigen Daten wie z.B. Name und Anschrift zur Vertragsabwicklung von uns gespeichert. Treten Sie eine Arbeitsstelle bei uns an, werden Ihre persönlichen Daten, oder ein Auszug davon, in Ihre Personalakte aufgenommen.

Falls ein Vertrag nicht zustande kommt, erfolgt eine Löschung Ihrer persönlichen Bewerbungsdaten (Profil und Bewerbung) grundsätzlich nach Ablauf von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Es erfolgt keine Mitteilung über die Löschung der Daten.

Eine Löschung erfolgt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben.

Speicherung für zukünftige Stellenausschreibungen

Sollten wir Ihnen keine aktuell zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, bieten wir Ihnen die Möglichkeit sich in unseren Talentpool aufnehmen zu lassen. Mit Ihrer vorherigen Einwilligung werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten im Anschluss zwölf Monate lang speichern (Zuordnung zu einem Talentpool), Ihre Unterlagen mit den Stellenausschreibungen automatisiert vergleichen und bei einem passenden Angebot auf Sie zukommen. Eine Weitergabe Ihrer Daten, über die bereits vorab dargestellt Datenübermittlung hinaus, an Dritte außerhalb der Unternehmensgruppe erfolgt in keinem Fall.

Umgang mit Ihren Daten

Ihre persönlichen Informationen und personenbezogenen Daten werden von uns und unserem Software-Partner Abacus Umantig AG mit größter Sorgfalt und Diskretion behandelt, gespeichert und nur zweckbestimmt genutzt. Hierbei werden die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen vorschriftsgemäß beachtet. Die zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten unterliegen einer restriktiven Zugriffskontrolle. Diese gewährleistet, dass nur befugte Personen auf Ihre Daten zugreifen können. Ihre Bewerberdaten werden grundsätzlich nur von dem Personalmanagement innerhalb des Bewerbermanagements verwendet. Darüber hinaus werden Ihre Bewerberdaten bei einem in Frage kommenden Stellenangebot der zuständigen Stabsstelle und den für das Stellenangebot zuständigen Führungskräften zugänglich gemacht. Alle mit der Datenverarbeitung betrauten Mitarbeitenden innerhalb der HerkulesGroup sind verpflichtet, die Vertraulichkeit Ihrer Daten zu wahren. Dritte erhalten von Ihren Angaben unter keinen Umständen Kenntnis.

Dank einer automatisch aktivierten 128bit-Verschlüsselung ist für eine sichere Übertragung Ihrer Daten gesorgt. Bei der Datenverarbeitung werden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäß aktuellem Stand der Technik berücksichtigt.

Notwendigkeit der Datenbereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten in den Pflichtfeldern (mit * gekennzeichnet) ist für den Bewerbungsprozess erforderlich. Hierzu zählen auch weiterführende Unterlagen, die im Nachgang von unserer Seite angefordert werden, wie z.B. Ihr Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Nachweise fachlicher Qualifikation. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten können wir Ihre Bewerbung für den Bewerbungsprozess leider nicht berücksichtigen.


Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindungen einschließlich Profiling gem. Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO erfolgt nicht.

Ihre Betroffenenrechte

Nach Art. 15 DSGVO haben Sie ein Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten. Sollten Daten unrichtig oder für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, nicht mehr erforderlich sein, können Sie deren Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) verlangen. Sie können zudem das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO in Anspruch nehmen. In begründeten Fällen können Sie, soweit die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse gestützt ist, gem. Art. 21 DSGVO, dieser widersprechen.

Falls Sie uns auffordern, Ihre personenbezogenen Daten nicht für die weitere Kontaktaufnahme zu verwenden und/oder zu löschen, so wird dem wunschgemäß entsprochen. Daten, die für eine Auftragsabwicklung bzw. zu kaufmännischen Zwecken zwingend erforderlich sind, sind von einer Kündigung bzw. von einer Löschung nicht berührt.
Sollten Sie Fragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, steht Ihnen unsere Beauftragte für den Datenschutz gerne zur Verfügung, ebenso für Anregungen, Auskunftsersuchen oder Reklamationen.

Kontaktadresse:
datenschutz@herkulesgroup.com

oder

HerkulesGroup Services GmbH
Datenschutzbeauftragte
Eisenhüttenstr. 21
57074 Siegen
Deutschland

Beschwerderecht

Sie haben ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden.

Widerruf der Einwilligung

Natürlich können Sie die gegebene Einwilligung jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen:

Per Brief:
HerkulesGroup Services GmbH
Personalmanagement
Eisenhüttenstr. 21
57074 Siegen
Deutschland

per E-Mail:
bewerbung@herkulesgroup.com

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Aufgrund der rasanten Entwicklung des Internets und der Fortentwicklung der Rechtsprechung behalten wir es uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit an technische und gesetzliche Anforderungen anzupassen.